Comment ranger et organiser ses papiers

Comment ranger et organiser ses papiers

Comment ranger et organiser ses papiers pour ne plus être allergique à la paperasse

Parmi tout ce qui compose notre logement, les papiers sont les choses qui posent parfois le plus problème en matière de rangement. Outre le côté méthodologique de leur classement, ranger et organiser ses papiers peut vite devenir problématique tant les obligations de conservation sont longues et contraignantes. Merci l’administration française ;-). Mais n’ayez crainte, ranger ses papiers peut devenir moins contraignant que vous le pensez.

S'occuper de ses papiers comme tout autre objet de la maison

Ranger et organiser ses papiers ne doit pas être une contrainte. Si vous voyez la paperasse comme telle, il faudra essayer de changer votre façon de voir les choses. Comme tout objet du quotidien, adopter un rangement régulier des papiers vous soulagera du stress de la paperasse. Apprendre à ranger ses papiers ne se fait qu’une fois. Le reste réside dans votre aptitude à conserver une bonne dynamique de classement.

Ranger régulièrement passe aussi par ranger et organiser ses papiers

Pour ne pas être submergé par la masse de papiers, l’objectif numéro un sera de ne pas procrastiner. Nous recevons des papiers de diverses sortes quasiment tous les jours. Bien sûr, nous ne pouvons pas toujours traiter nos documents dès leur réception. On ne va pas se mentir, on en reçoit des masses. Soit par courrier, soit lors de notre passage en magasin, au travail etc. La vie quotidienne française tourne autour du papier. Pas très écolo tout ça ! La conservation des papiers peut rapidement devenir chronophage.

Mais ranger régulièrement ses papiers reste quand même obligatoire. Adopter une bonne méthode de classement en catégories et sous-catégories facilitera votre organisation au quotidien. Même si cela reste gonflant pour beaucoup d’entre nous, passer quelques minutes par semaines à ranger ses papiers est moins contraignant que de les laisser traîner dans un coin de la pièce. Car une pile de papiers à trier prendra beaucoup plus de temps. Il faudra d’abord les trier, les regrouper, les classer par date pour enfin les traiter puis les ranger. Bonjour l’angoisse…

Définir un moment pour traiter le courrier pour être plus serein

Ranger ses papiers requiert une certaine concentration. Le but n’est pas simplement de les entreposer dans des classeurs, mais de le faire méthodiquement et de s’assurer que le papier en question a été traité si nécessaire. Il vous faudra donc privilégier un moment plus où moins long selon la quantité. Choisissez un moment pendant lequel vous ne serez pas interrompu ni dérangé. Plus vous serez concentré, moins le classement vous prendra de temps. En adoptant un système de classement défini à l’avance, vous en gagnerez d’avantage.

La règle quand on souhaite garder un bon rythme pour ranger et organiser ses papiers est de le faire régulièrement. Si vous êtes motivé, et que vous en avez le temps, favorisez un rangement au jour le jour. Dès que vous recevez du courrier, que vous récupérez votre fiche de paie au travail ou que vous avez un ticket de caisse dans votre porte-monnaie, rangez-les dès votre arrivée à la maison. Cela ne prend généralement pas plus de deux minutes. Sinon, calez-vous un moment chaque semaine pour le faire, ou au minimum (et même GRAND minimum) une fois par mois. Comme je le disais dans un article précédent, il est toujours important de se fixer des moments pour trier et ranger. Pour en savoir plus, vous pouvez aller lire l’article en cliquant ici.

Ranger et organiser ses papiers une bonne fois pour toute

Si vous n’avez pas encore cette habitude de ranger régulièrement, il y a de fortes chances que vous papiers soient quelque peu… en désordre. Pas de panique ! Il va falloir y mettre du vôtre et y consacrer du temps, mais une fois la réorganisation de vos papiers effectuées, vous serez plus tranquille que jamais.

Observer et analyser son quotidien face à l'administratif

La première étape pour ranger et organiser vos papiers sera de constater les documents que vous recevez, à quelle fréquence et enfin à quel moment vous pouvez vous en occuper. Nous avons tous un rapport différent face à l’administratif. Ayant travaillé à un poste administratif pendant trois ans, et ayant vu ma propre mère ranger les papiers régulièrement, j’ai pu apprendre plusieurs méthodes de traitement et de classement. Mais cela n’est pas le cas pour tout le monde. Apprendre à comprendre la logique de sa propre vie administrative est un bon moyen de commencer à penser au classement.

Pensez à tous les papiers que vous pouvez recevoir. Il y en a plein ! Dans la vie personnelle, nous recevons régulièrement nos quittances de loyer, les factures, les courriers de la Sécurité Sociale ou de la CAF, les tickets de caisse etc. Le travail nous apporte aussi son lot de papiers : contrat de travail, fiches de paie, attestations employeur etc. Les papiers sont très nombreux. Sachez reconnaître ceux que vous recevez régulièrement pour opter ensuite pour une méthode de classement des plus pratiques.

Classer par thèmes pour ranger et organiser ses papiers au mieux

La variété des documents administratifs en France et leur durée de conservation légale nous obligent à être un minimum organisés. Quoi de plus horrible que de chercher un papier pendant des heures sans jamais mettre la main dessus. Adopter un rangement par thème et sous-catégories vous aidera à y voir plus clair pour votre rangement quotidien et à gagner un temps monstrueux. En créant ses catégories soi-même, on mémorise plus facilement où ranger les divers documents de façon automatique.

Aussi, pour votre classement, si la quantité de papiers le permet, optez pour un rangement dans des grandes pochettes plastiques dans lesquels vous pourrez séparer les papiers dans des sous-chemises. Moins vous aurez de grandes catégories, mieux vos papiers seront rangés. Attention toutefois à ne pas créer de dossiers contenant trop de sous-dossiers. Vous risquez de vous y perdre facilement. Chacun est différent, il vous appartiendra de choisir la meilleure méthode pour vous et votre quantité de papiers. Si vos papiers sont importants en masse, optez peut-être pour un meuble spécial comme les caissons à tiroirs avec dossiers suspendus.

Se rappeler la règle du tri régulier

Ranger et organiser ses papiers ne s’arrête cependant pas uniquement à leur classement dès traitement. Nous accumulons un nombre incalculable de papier au cours de notre vie, pour diverses raisons. Mais beaucoup oublient que comme pour tout le reste, les papiers ont une durée de vie. Passée leur utilisation et leur durée de conservation légale, il faut penser à se débarrasser de l’inutile.

Trier, archiver et détruire ses papiers régulièrement

La galère administrative française réside dans la conservation des documents. Certains sont à conserver un minimum de temps. Ces obligations sont tellement nombreuses et variées que l’on s’y perd souvent. Heureusement, l’Etat a mis une liste pour connaître la durée de conservation de ces papiers. Pour le coup, cette liste est plutôt bien faite. Elle donne la durée de conservation par type de papiers, eux-mêmes regroupés en catégories. Ces catégories peuvent d’ailleurs être utiles pour aider à ranger et organiser ses papiers. Vous pouvez consulter cette liste en cliquant ici.

Connaître ces durées de conservation vous sera très utile pour ne pas être submergé de papiers au bout de quelques années. Le conseil que je vous donne, une fois par an, est de faire un état des lieux de vos archives et de vous débarrasser de vos documents qui ne sont plus utiles ni à garder par simple obligation légale. Le faire régulièrement pour permettra de garder un coin d’archivage stable, sans risque d’avoir besoin de place supplémentaire. Cela vous permettra aussi de faire le point sur votre rangement de papiers et de l’ajuster au besoin.

Ranger et organiser ses papiers grâce à Internet

La dernière chose à connaître pour le classement administratif, c’est l’outil magique qu’est Internet. Depuis quelques années, de plus en plus d’entreprises favorise l’envoie de documents dématérialisés. Et c’est une chance ! Non seulement la planète nous dit merci, mais en plus vous gagnez une place incroyable à la maison. Ne tomber pas dans le piège du “je reçois un papier et je l’imprime”. L’avantage des papiers dématérialisés est que ces derniers gardent leurs valeurs même s’ils ne sont pas imprimés. Faites-le uniquement si nécessaire et obligatoire. Moins on reçoit de papier physiques, mieux on se porte.

L’avantage de l’informatique est que nous pouvons stocker nos documents de plusieurs façons. Certains favoriseront la sauvegarde de ces papiers sur leur PC, d’autres sur un disque dur externe. Ce que je vous conseille est d’opter pour un stockage en ligne, comme Google Drive ou Dropbox. Pourquoi ? Simplement parce que ces papiers seront accessible de n’importe quel appareil connecté à Internet et facile à envoyer par mail si besoin. Et en cas de pépin (ce que je ne vous souhaite pas), vos papiers ne seront pas perdus à jamais.

Comment classer ses papiers dématérialisés dans ce cas ?

Ranger et organiser ses papiers sur un support informatique n’est pas très différent qu’au format papier. Si votre méthode de classement est déjà en place, vous pouvez tout simplement la reproduire informatiquement. Vous pouvez créer les même dossiers et sous dossiers avec les mêmes noms que vos dossiers physiques. Il vous sera plus facile de faire le lien entre eux si besoin. Parfois, on parvient même à mieux s’organiser sur PC que sur papier. Si vous trouvez une nouvelle idée de classement sur informatique, n’hésitez pas à l’essayer avec vos dossiers papiers.

Enfin, si certains de vos documents ne nécessitent pas une conservation obligatoirement sur papier, n’hésitez pas. Numérisez-les. Si vous avez une imprimante scanner à la maison, l’heure est venue de la faire travailler. Sinon, vous pourrez toujours le faire en extérieur dans des boutiques spécialisées. Il existe même des applications Smartphone qui permettent de la faire avec une assez bonne qualité. Débarrassez-vous du papier autant que possible. A notre époque, ranger et organiser ses papiers n’a jamais été aussi facile !

Et vous ?

Ranger vos papiers vous semble-t-il insurmontable ?

Avez-vous une méthode particulière pour ranger vos papiers ?

 

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Ranger et organiser ses papiers - #rangement #organisation #maison
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